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Belege eingeben

Um Belege einzugeben, wählen Sie im Menü des Hauptfensters "Belege" - "Eingeben...". Sie sehen dann den Belegeingabedialog, der momentan aus zwei Eingabemöglichkeiten besteht: "Einfacher Beleg" und "Aufgeteilter Beleg". Der Belegeingabedialog kann durch weitere Karteikarten erweitert werden, so daß für bestimmte Situationen passende und komfortable Eingabemöglichkeiten zur Verfügung stehen.

Einfache Belege

Bei der Buchung eines einfachen Belegs wählen Sie zuerst das Datum des Belegs aus und das Konto, auf das dieser Beleg gebucht werden soll. Ferner gibt es folgende Eingabemöglichkeiten:

Beleg-ID

Die Beleg-ID soll ein Identifikationsmerkmal für diesen Beleg sein, z.B. eine Rechnungsnummer. Gemeint ist hier ein Merkmal, das bereits auf dem Beleg vorhanden ist. Diese Eingabe ist nicht unbedingt erforderlich.

Beschreibung

Beschreiben sie kurz, warum etwas ausgegeben oder eingenommen wurde. Diese Eingabe dient für Sie zur Orientierung - eventuell auch für den Steuerberater oder das Finanzamt, falls Sie eine Saldenliste einreichen sollen.

Das Eingabefeld für die Belegbeschreibung besitzt eine ausklappbare Liste, in der die zuletzt verwendeten Belegbeschreibungen gespeichert sind. Diese Liste gliedert sich in zwei Bereiche:

  • Geschützte Belegbeschreibungen: Diese Beschreibungstexte wurden unter "Einstellungen" - "Belegbeschreibungen..." als "Geschützt" gekennzeichnet. Diese Eigenschaft ist in der Liste an der Farbgebung sowie einem kleinen Schloß-Symbol zu erkennen. Geschützte Beschreibungen werden niemals aus der Liste entfernt und ändern auch nicht ihre Position.
  • Nicht geschützte Belegbeschreibungen: Diese Beschreibungstexte sind unterhalb der geschützten Einträge zu finden und tragen kein Schloßsymbol. In diesem Teil der Liste werden neue Einträge oben eingefügt und aus der Liste ausgewählte Einträge wandern an den Anfang der Liste. Wird die Liste zu lang, werden am Ende befindliche Beschreibungstexte verworfen.

Die Maximallänge der Liste kann unter "Einstellungen" - "Belegbeschreibungen..." angegeben werden.

Betrag

Geben Sie hier den Betrag ein, der auf dem Beleg ausgewiesen ist. Es ist egal, ob es ein Netto- oder ein Bruttobetrag ist - das kann rechts unten eingestellt werden. Beachten Sie, daß alle Beträge positiv eingegeben werden - auch wenn es sich um Ausgaben handelt.

USt

Wählen Sie den Steuersatz aus, der dem Beleg zugrundeliegt. Diese Auswahl legt auch fest, welchem Posten der Umsatzsteuerbetrag in der Umsatzsteuerberechnung zugeschlagen wird.

Direkt unterhalb der Auswahlliste für den Umsatzsteuersatz befindet sich eine Liste, aus der Sie auswählen können, ob der eingegebene Betrag inklusive Umsatzsteuer, exklusive Umsatzsteuer oder als reiner Umsatzsteuerbetrag zu verstehen ist.

Noch nicht bezahlt

Wenn Sie selbst eine Rechnung erstellt und an einen Kunden verschickt haben, werden Sie diese normalerweise erst dann buchen, wenn der Kunde die Rechnung bezahlt hat (zumindest dann, wenn Sie mit dem Finanzamt die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten, die sogenannte Ist-Besteuerung, vereinbart haben). In Jes können Sie die Rechnung auch sofort buchen und als "Noch nicht bezahlt" kennzeichnen. Der Beleg wird dann in der Belegliste rot gekennzeichnet und bei Auswertungen nicht berücksichtigt.

Sobald die Zahlung für diesen Beleg eingegangen ist, können Sie den Beleg über das Popup-Menü in der Belegtabelle als "bezahlt" markieren. Jes fragt dann nach dem Zahlungsdatum und ordnet den Beleg entsprechend ein. Ab diesem Zeitpunkt wird die Buchung bei Auswertungen ganz normal berücksichtigt.

Bleiben am Jahresende unbezahlte Buchungen übrig, so können diese im nächsten Geschäfts­jahr über die Import-Funktion des Projektassistenten übernommen wer­den.

Aufgeteilte Belege

Manche Belege müssen auf verschiedene Konten verteilt werden (z.B. abziehbarer und nicht abziehbarer Anteil bei Bewirtung oder Geschenken) oder beinhalten Posten mit unterschiedlichem Umsatzsteuersatz (z.B. Lebensmittel und Büromaterial). Solche Belege werden als "Aufgeteilter Beleg" gebucht.

Im Prinzip ist ein aufgeteilter Beleg nichts anderes als eine Reihe von Einzelbeträgen, die jeweils einem einfachen Belege entsprechen. Unter Beträge eingeben/bearbeiten im mittleren Teil des Dialog gibt man unter "Direkteingabe" nach der Reihe die Daten jedes Einzelpostens ein und drückt auf "Diesen Betrag zum Beleg hinzufügen". Die Liste der Einzelposten erscheint dann in der Tabelle unter "Beträge". In dieser Tabelle kann man Einzelposten auch bearbeiten (Doppelklick mit der linken Maustaste oder über das Popup-Menü) und löschen (über das Popup-Menü).

Ein Spezialfall von aufgeteilten Belege sind diejenigen, deren Gesamtbetrag prozentual auf verschiedene Konten aufzuteilen ist. Ein Beispiel dafür sind Bewirtungsbelege, die nur zu 70% abziehbar sind.

Beleg mit prozentualer Aufteilung

Der Eingabedialog für aufgeteilte Belege verfügt neben der "Direkteingabe" auch über eine Lasche "%-Aufteilung". Hier haben Sie die Möglichkeit, genau zwei Buchungskonten auszuwählen und den Gesamtbetrag über den Schieberegler auf die beiden Konten zu verteilen. Sowohl die Prozentsätze als auch die entsprechenden Betragsanteile werden dabei angezeigt.

Im Beispiel werden also 70% des Betrags von 65 EUR, also 38,23 EUR auf das Konto "200 Bewirtung - abziehbar" gebucht. Der Restbetrag conb 16,39 EUR wird auf das Konto "205 Bewirtung - nicht abziehbar" gebucht. Beide Teilbeträge sind netto angegeben. Die Umsatzsteuer wird vollständig abgerechnet.

Wir ein auf diese Weise aufgeteilter Beleg gespeichert, so erzeugt Jes einen normalen aufgeteilten Beleg, der aus zwei Einzelbeträgen besteht. Dieser kann später nicht mehr über den Schieberegler, sondern nur noch über die Einzelbeträge bearbeitet werden.

Allgemeine Angaben

Unter Allgemein gibt man das Datum, die Beleg-ID (z.B. Rechnungsnummer) und die Beschreibung für den Gesamtbeleg ein. Unter diesen Daten erscheint der Beleg später in den Monatsübersichten.

Der Info-Bereich im unteren Teil des Dialogfensters

Im unteren Teil des Dialogfensters finden Sie einen Info-Bereich, der zum einen den aus den Eingaben errechneten (Gesamt-)Brutto-, (Gesamt-)Netto- und (Gesamt-)Umsatzsteuerbetrag anzeigt. Außerdem sehen Sie hier die laufende Nummer des Belegs; diese Nummer können Sie auf dem Beleg notieren, um eine eindeutige Zuordnung herstellen zu können.

Eingaben speichern

Klicken Sie auf einen der Knöpfe "Speichern + weiterer Beleg" oder "Speichern + schließen", um die Eingaben zu übernehmen. Mit dem erstgenannten Knopf bleibt der Belegeingabedialog geöffnet und Sie können einen weiteren Beleg eingeben; der zweite Knopf schließt das Dialogfenster, so daß Sie sich wieder in der Hauptansicht des Programms befinden. Mit dem Knopf "Abbrechen" schließen Sie den Belegeingabedialog ohne die Eingaben zu speichern; falls Sie bereits Eingaben gemacht haben, erscheint zuvor eine Sicherheitsabfrage.