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Belegvorlagen

In der Praxis gibt es häufig Buchungen, die immer wieder gleich ablaufen:

  • Man kauft ein bestimmtes Produkt immer wieder, d.h. das Buchungskonto, die Beschreibung und der Betrag ändern sich nie.
  • Rechnungen an Stammkunden haben immer dasselbe Buchungskonto und dieselbe Beschreibung.
  • Briefmarken enthalten keine Umsatzsteuer.
  • usw.

Um solche Buchungen zu vereinfachungen, gibt es in Jes die sogenannten Belegvorlagen. Das Dialogfenster zur Einrichtung von Belegvorlagen erreicht man im Menü "Einstellungen" unter "Belegvorlagen...".

Verwaltungsdialog Belegvorlagen

Anlegen einer neuen Belegvorlage

Um eine neue Belegvorlage anzulegen klicken Sie auf "Neu...". Sie werden nachfolgend nach dem Namen für die neue Vorlage gefragt.

Eingabe des Vorlagentitels

Sobald Sie den "OK"-Knopf betätigt haben, erscheint die neue Vorlage in der Liste der Belegvorlagen:

Die neue Vorlage erscheint in der Liste

Einstellungen einer Vorlage bearbeiten

Im unteren Bereich des Dialogfensters sehen Sie unter "Einstellungen der Vorlage", was die Belegvorlage, die gerade in der Liste im oberen Bereich des Fensters ausgewählt ist, bewirkt. Die Vorlage kann eins oder mehrere der folgenden Dinge erledigen:

  • das Buchungskonto einstellen
  • einen Betrag einsetzen
  • den Umsatzsteuersatz einstellen
  • einstellen, ob der Betrag als Netto-, Brutto- oder Umsatzsteuerbetrag zu verstehen ist.

Nur diejenigen Punkte, die ganz links mit einem Häkchen markiert sind, haben auch eine Wirkung.

Um die Einstellungen zu verändern, klicken Sie unten auf den Knopf "Bearbeiten...".

Belegvorlage mit diversen Einstellungen

Sobald Sie den "OK"-Knopf betätigen sind die neuen Einstellungen der Vorlage gespeichert. Falls Sie nicht speichern möchten, klicken Sie auf "Abbrechen". Im Beispiel erledigt die Vorlage folgende Eingaben: Als Buchungskonto wird "111 Bürobedarf" eingestellt, als Betrag 200 EUR, der Umsatzsteuersatz wird auf 19% eingestellt, und der eingegebene Betrag ist ohne Umsatzsteuer zu verstehen.

Der Name der Vorlage wird später als Beschreibungstext des Belegs eingetragen.

Verwenden einer Belegvorlage

Belegvorlagen erscheinen im Belegeingabedialog in der ausklappbaren Liste im Feld "Beschreibung". Sie erkennen Vorlagen an dem vorangestellten Sternsymbol:

Auswählen einer Belegvorlage im Belegeingabedialog

Sie brauchen die gewünschte Vorlage nur aus der Liste auszuwählen. Der Rest passiert automatisch:

Der Belegeingabedialog nach der Auswahl der Belegvorlage

Auf diese Weise lassen sich Routinebuchungen drastisch vereinfachen!